オフィス移転マニュアル｜東京駅・茅場町・八丁堀の賃貸はオフィスランディック株式会社

オフィス移転計画の立案

移転目的の明確化

オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を検討する必要があります。

移転先の条件設定

移転先を探す場合、移転の目的と照らして、
条件を設定する必要があります。
設備条件としては、オフィススペースは何坪くらいか、
ビルの管理サービスはどうなっているか、
ビルの利用条件はどうなっているかなどを考慮する必要があります。

スケジュール作成

効果的・効率的に作業を進めるために、
オフィス移転に必要な作業を整理して、
移転日までの作業スケジュールを
作成する必要があります。

オフィス物件情報の収集

優先順位の決定

オフィスの移転計画を立てる際には、移転の目的を明確にした上で、立地条件や設備条件を
検討する必要があります。
物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランスなどを考えておくことが重要です。

物件情報の収集・下見

物情報は、オフィスの仲介会社で収集することができます。

コスト計画

オフィス移転には、様々なコストがかかります。
物件選定に際しては、コスト面も踏まえた上で
比較検討することも重要です。

新オフィスの契約

契約の準備

物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、
入居申込みのための準備を進めます。
入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。

敷金・保証金などの確認

賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、
賃料の数ヶ月分が必要となります。
支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておく必要があります。

指定業者の有無の確認

ビルによっては、電気工事会社や内装工事会社を
指定される場合があります。
費用の検討をする際に影響するおそれがあるので、
確認しておくことが望ましいです。

手付金の支払い

本契約に先立ってオフィス物件をおさえるために、
手付金を支払う場合があります。

オフィスプランニング

現オフィスの問題点の分析

オフィス移転により、現在のオフィスで抱えている問題点を解決することができる場合もあるため、
まず問題点を分析する必要があります。

必要な機能スペースの整理

オフィスプランニングの段階で、新しいオフィスで必要な機能スペースを把握しておくことが必要になります。

社員1人あたりのワークスペース

オフィスの面積のうちの共用部分を除いたスペースが、社員1人あたりどの程度確保できるかを考える必要があります。

収納スペース

通常、書類は日々増加していきますので、現在の書類の収納に加えて、今後、どのように収納していくかという点も考慮する必要があります。

引越しの準備

荷物の梱包作業

移転日前に引越し業者からダンボールなどの梱包資材が届きますので、荷物を机やキャビネットごとに
梱包します。

ラベリングの注意点

荷物の移動は、ラベルに記載された番号によって
行われます。
なるべくラベルは、ダンボールの上部、
側面など何箇所かに貼ることにより、
見やすくしておくのもポイントの一つです。

コピー機などの業者との打ち合わせ

パソコンやコピー機などは、オフィス移転後、
調整が必要になる場合があるため、
各業者との打ち合わせをしておくことが望まれます。